David Martins
13 ans à déployer de la data et de l'IA en production, et à diriger des équipes pour des grands groupes, start-ups et TPE/PME.
et bien d’autres
Automatisation · PME
Automatisation des processus pour PME
Un prestataire d'automatisation pour les PME de cinq à cinquante personnes. Nous reprenons les processus qui occupent une ou deux personnes à traiter de l'information répétitive, et nous les faisons tourner avec les logiciels déjà en place dans l'entreprise. Nous intervenons sur place dans l'Oise, à distance dans le reste de la France.
Diagnostic gratuit, 30 minutes, sur place ou en visio. Sans engagement.
Ce qu'on appelle automatiser un processus
Dans une PME, un processus est rarement écrit quelque part. Une demande arrive par email, quelqu'un la lit, vérifie qu'il ne manque rien, recopie les informations dans le logiciel de devis ou dans l'ERP, prévient la personne concernée, puis relance quand la réponse tarde. Chaque étape prend quelques minutes, et une fois multipliée par les vingt ou trente demandes de la journée, elle finit par occuper un poste entier.
Automatiser ce processus consiste à confier à un programme les étapes qui n'exigent pas de jugement, c'est-à-dire lire, extraire, ressaisir, classer, relancer et prévenir. Les décisions restent prises par votre équipe, à un endroit prévu pour ça dans le déroulement. Le programme se branche sur vos outils actuels et vous continuez à travailler dedans.
Il y a deux niveaux d'intervention. Une tâche isolée, comme la relance des devis ou la qualification des demandes entrantes, se règle avec un agent installé en quelques jours. Un processus entier, de la demande jusqu'à la facture, demande une mission sur mesure : nous cartographions ce qui se passe réellement, nous choisissons par quoi commencer et nous développons ce qui manque entre vos outils. Cette page traite surtout du second cas, qui concerne les entreprises où une personne au moins passe l'essentiel de ses journées dans le flux d'information. En pratique, ça arrive à partir de cinq ou six salariés.
Les processus qu'on automatise le plus souvent
On les retrouve d'une entreprise à l'autre quel que soit le métier, parce qu'ils tiennent à la façon dont un back-office fonctionne plutôt qu'au secteur. Les plus fréquents :
- Tri et qualification des emails entrants
- Relance des devis envoyés
- Collecte de pièces et relances clients
- Saisie des factures fournisseurs
- Passage du devis signé à la commande et à la facture
- Préparation des dossiers d'appel d'offres
- Ouverture d'un dossier client ou d'un chantier
- Comptes rendus et rapports à trame fixe
- Distribution des demandes à une équipe ou à un réseau
- Suivi des documents à échéance
- Documents de conformité (Qualiopi, DDA, obligations réglementaires)
- Relances de loyers et régularisations de charges
- Synthèse hebdomadaire de l'activité
Certaines étapes s'automatisent mal, par exemple une négociation ou un client qui appelle parce qu'il tient à parler à quelqu'un. Nous les laissons à votre équipe, et l'automatisation se charge de les lui présenter avec le dossier complet. Des exemples par métier sont donnés sur la page de notre agence IA dans l'Oise.
Avant, après : quatre exemples
Quatre situations que nous rencontrons dans les entreprises de la région, décrites telles qu'elles se présentent au diagnostic puis une fois le processus repris. Il s'agit de scénarios types, sans référence à un client en particulier.
Cabinet d'expertise comptable
- À chaque échéance, deux collaborateurs passent une partie de la semaine à réclamer des relevés et des factures aux clients, par email puis par téléphone. Les pièces arrivent dans le désordre, dans la boîte de l'un ou de l'autre, et il faut les rattacher au bon dossier à la main avant de pouvoir commencer à compter.
- Chaque client reçoit la liste de ce qui manque, puis des rappels tant que le dossier n'est pas complet. Les pièces reçues sont reconnues, renommées et déposées dans le dossier du client. Le collaborateur est prévenu quand tout est là.
- Décider quand un client mérite un appel plutôt qu'un troisième rappel. Les écritures, évidemment.
Négoce de matériaux, une vingtaine de personnes
- Les commandes arrivent par email, parfois en pièce jointe, parfois dans le corps du message, et une partie par téléphone. L'assistante commerciale les ressaisit dans l'ERP, vérifie les prix et répond au client avec un accusé de réception. Quand elle est absente, les commandes attendent son retour.
- Les emails de commande sont lus et rapprochés du client et de ses tarifs. La commande est préparée dans l'ERP, l'accusé de réception est rédigé, et tout ce qui ne correspond à rien d'existant est mis de côté avec une explication.
- L'assistante valide chaque commande avant qu'elle parte en préparation, et elle traite les cas mis de côté.
Bureau d'études
- Un appel d'offres arrive avec une dizaine de pièces. Un ingénieur y passe deux heures pour comprendre le périmètre, repérer les points bloquants et décider si le bureau répond. Sur une semaine chargée, des consultations restent sans réponse faute de temps.
- Les pièces sont extraites et résumées, les points d'attention listés, et une trame de réponse est pré-remplie à partir des dossiers précédents du même type.
- La lecture du résumé, le choix d'y aller ou non, et toute la partie technique de la réponse.
Cabinet de courtage en assurance, six personnes
- Une trentaine de dossiers attendent en permanence une pièce, côté client ou côté compagnie. Personne ne sait exactement lesquels sans ouvrir chaque dossier, les relances se font quand quelqu'un y pense, et certains dossiers restent bloqués plusieurs semaines.
- Chaque dossier incomplet est relancé selon un calendrier, auprès du bon interlocuteur et avec la liste exacte de ce qui manque. Le gestionnaire voit chaque matin les dossiers bloqués depuis plus de dix jours.
- Le ton des relances, les dossiers sensibles, et les réponses qui sortent du cadre.
Les outils avec lesquels on se branche
Une automatisation ne vaut que si elle lit et écrit dans les logiciels que votre équipe utilise déjà. Nous nous connectons à tout outil qui expose une interface de programmation ou, à défaut, des exports et des imports de fichiers. Ceux que nous rencontrons le plus souvent dans les PME :
- Google Workspace (Gmail, Drive, Sheets)
- Microsoft 365 (Outlook, SharePoint, Excel)
- Pennylane
- Sage
- Cegid
- Axonaut
- Sellsy
- Tiime
- EBP
- Batigest
- Odoo
- HubSpot
- Pipedrive
- Brevo
- Airtable
- Notion
- Dropbox
- WhatsApp et SMS
- n8n et Make
- Bases de données SQL
Quand un logiciel métier est fermé, nous passons par ses exports ou par une saisie assistée, et nous vous disons dès le diagnostic ce que cette limite empêche. Quand aucun outil ne couvre une partie du processus, nous développons l'application qui manque. Le code et les données restent chez vous.
Comment se déroule une mission
Tout commence par un diagnostic d'une demi-heure, sur place dans l'Oise ou en visioconférence ailleurs. Les questions sont simples : qui traite les demandes, combien par jour, avec quels outils, et ce que vous avez déjà essayé pour alléger la charge. À la fin, vous savez si votre situation relève d'un agent installé, d'un processus à reprendre, ou d'aucun des deux.
Si le sujet mérite une mission, nous revenons avec une cartographie du processus étape par étape et une proposition qui commence par la partie la plus coûteuse en temps. Un processus long est découpé en lots. Le premier est en service au bout de quelques semaines, les suivants s'ajoutent une fois que votre équipe a pris ses habitudes avec lui.
Le développement se fait sur vos outils, dans un environnement de test d'abord. Votre interlocuteur au quotidien essaie l'automatisation sur de vrais dossiers avant qu'elle ne touche à la production, et nous corrigeons jusqu'à ce que les résultats soient ceux qu'aurait produits une personne de l'équipe. La mise en production se fait sans interruption d'activité, souvent en doublon avec l'ancien fonctionnement pendant quelques jours.
La mission se termine par une formation de votre équipe et la remise de la documentation et des accès, suivies d'un point hebdomadaire pendant le premier mois. La méthode est décrite plus en détail sur l'accueil.
Après la mise en service
Une automatisation qui n'est pas surveillée finit par s'arrêter sans que personne ne s'en aperçoive. Il suffit qu'un fournisseur change le format de ses factures ou qu'un mot de passe expire. Nous recevons une alerte quand une automatisation échoue et nous la remettons en marche avant qu'elle ne bloque votre équipe. C'est d'ailleurs la raison la plus fréquente pour laquelle les montages faits en interne ou avec un outil en ligne sont abandonnés au bout de quelques mois.
L'activité change aussi : un nouveau commercial arrive, ou un client demande un format que le processus ne prévoyait pas. Le contrat de suivi comprend ces ajustements, et nous proposons un point trimestriel pour regarder ce qui a bougé et ce qui pourrait être repris ensuite.
Le code, la documentation et les accès vous appartiennent depuis le premier jour, et vous pouvez confier la maintenance à quelqu'un d'autre ou la reprendre en interne. L'équipe qui intervient est présentée plus bas. En cas de problème, c'est elle que vous aurez au téléphone.
Une équipe basée dans l'Oise
L'agence est installée à Compiègne et à Chantilly. Dans le département, le diagnostic, la mise en production et la formation ont lieu dans vos locaux, et les points de suivi se font en visioconférence. Notre agence IA à Compiègne et nos interventions d'agence IA dans l'Oise sont présentées sur deux pages distinctes, et notre fiche Google donne les horaires et les avis.
En dehors du département, nous travaillons entièrement à distance, avec un accès à vos outils et un interlocuteur disponible pour les tests. Les délais sont les mêmes.
Qui sommes-nous
Des ingénieurs aux commandes
Vous parlez directement à ceux qui conçoivent et installent vos outils.
Benoît Sénéchal
13 ans à concevoir et livrer des applications, des grands groupes aux start-ups. Depuis 2019, il suit au quotidien les outils métier de TPE : les faire évoluer avec l'activité, et tenir à jour le socle technique sur lequel l'entreprise grandit.
et bien d’autres
Questions fréquentes
Par le processus qui coûte le plus de temps à la personne la plus occupée de l'équipe. Le diagnostic sert à le trouver : en une demi-heure, nous listons les tâches qui reviennent chaque jour et nous estimons ensemble ce qu'elles représentent en heures. La plus spectaculaire attendra.
Moins de dix jours entre votre premier message et le diagnostic, puis une semaine pour la proposition. Un premier lot est en service au bout de trois à six semaines. Un processus complet, avec plusieurs outils à relier, prend de deux à trois mois.
Non, dans la plupart des cas. Nous nous branchons sur ce que vous utilisez, même quand c'est Excel et une boîte mail partagée. Il arrive qu'un outil manque, par exemple une base pour suivre des dossiers qui vivaient jusque-là dans des emails. Nous le proposons alors dans la mission et votre équipe le voit fonctionner avant de décider.
Ces montages tiennent tant que rien ne bouge. Le jour où un format change ou qu'un outil se met à jour, personne ne sait réparer et tout le monde revient à la saisie manuelle. Nous reprenons le sujet avec des outils faits pour durer, nous le documentons et nous assurons la maintenance. Le fait d'avoir déjà essayé nous aide : vous savez précisément où ça coince.
Nous surveillons ce que nous installons et nous intervenons quand une automatisation échoue. Le code, la documentation et les accès vous sont remis à la fin de la mission, et le contrat de suivi se résilie sans préavis particulier. Un autre prestataire ou un développeur en interne peut reprendre le tout.
Elles restent dans vos outils. Les automatisations lisent et écrivent chez vous, sans créer de copie ailleurs. Quand une étape utilise un modèle d'IA du marché, les données transitent par l'interface du fournisseur retenu et ne servent pas à l'entraîner. Un hébergement en Europe est possible. Le détail figure dans notre politique de confidentialité.
Oui, dès qu'une personne passe l'essentiel de ses journées à traiter du flux d'emails, de dossiers ou de ressaisie. En dessous, ce sont en général les agents installés qui rapportent le plus, et le diagnostic le dit clairement.
Le diagnostic est gratuit, le devis est fixe. Vous n'engagez que 30 minutes.
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Dites-nous ce qui vous freine : une tâche qui se répète, un outil à relier, ou une fonctionnalité que vous aimeriez ajouter à votre produit. On répond sous 24 h ouvrées avec un premier avis honnête.
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