Maîtrise d'œuvre réseauxUn dashboard de suivi des affaires pour un maître d'œuvre de réseaux
Chaque affaire a ses prestations, chaque prestation ses rues, chaque rue ses jalons. Quand un jalon avance, le statut suit, la date se pose, et la facturation sait où on en est.
- Reprise des classeurs
- Affaires et prestations
- Rues et jalons
- Commandes et situations
- Facturation
- File de relances
- Journal
- Notifications
- Besoin
- Remplacer trois classeurs qui ne se parlaient pas, dont un récapitulatif faux de plusieurs dizaines de milliers d'euros, sans changer la façon de travailler.
- Solution
- Un dashboard construit sur le modèle des classeurs, qui tient les affaires, les rues, les commandes, les situations et les factures au même endroit.
- Usage
- Utilisé par les chargés d'affaires, la facturation et la direction, chacun avec ses droits, sur les affaires d'un syndicat d'énergie et de communes.
Tableau de bordTrois niveaux, comme sur le terrain
L'affaire dit où, la prestation dit quoi et pour qui, la rue porte le chantier : réseaux, entreprise, jalons.
Le statut avance tout seul
Enregistrer une commande, cocher un jalon, encaisser le dernier règlement : chaque geste fait avancer la prestation et pose sa date.
Des montants justes
Situations contrôlées au centime, avoirs et annulations comptés comme il faut, et jamais un « 0 € » à la place d'un montant inconnu.
Le besoin de départ
BEHC assure la maîtrise d'œuvre d'enfouissement de réseaux pour un syndicat d'énergie francilien et pour des communes : électricité, télécoms, éclairage public. Une affaire, c'est une commune et des rues, et pour chaque rue un chantier qui passe par l'étude, le génie civil, les travaux, la réception et le décompte final.
Le suivi tenait dans trois classeurs : les affaires, la facturation, le bon de commande du marché. Une colonne « Observations » écrasait la note précédente à chaque saisie, et le récapitulatif annuel lisait la mauvaise colonne. On a repris les classeurs ligne à ligne dans une base, en normalisant au passage dix-sept formulations d'état en dix.
Le dashboard en quatre écrans
01
Les affaires
Une ligne par prestation, avec sa commune, son client, son responsable, son statut et son montant. Les filtres sont dans l'adresse de la page : un chargé d'affaires garde sa vue d'un jour à l'autre.
02
Le parcours d'une prestation
Une mission de maîtrise d'œuvre passe par dix étapes, de la sollicitation au solde. La fiche montre où en est la prestation, la date de chaque passage, et la prochaine étape attendue. Les autres missions suivent un parcours court en cinq étapes.
03
Les rues et leurs jalons
Chaque rue porte ses réseaux, son entreprise de travaux et ses jalons : de seize à vingt-neuf selon les réseaux cochés. Un jalon coché « fait » sans date est daté du jour, et la prestation suit sa rue la moins avancée.
04
La facturation
Le registre des factures et des avoirs, avec leur règlement à pointer depuis la liste. Une facture s'émet depuis la prestation, prend son numéro dans la série commune, et sort en document Word avec la liasse attendue par le client.
Ce que l'outil fait tout seul
Les automatismes ne font qu'avancer : un retour en arrière reste un geste humain, motivé et tracé dans le journal.
Avancer le statut
La commande enregistrée passe la prestation à « commandée », le premier jalon d'étude à « étude », la facture du décompte final à « DGD », son règlement à « soldée ».
Archiver l'affaire
Quand toutes ses prestations sont soldées ou annulées, l'affaire s'archive d'elle-même.
Calculer la commande
Sur la grille du marché, vingt-huit lignes de sept phases croisées avec les réseaux, ou au forfait.
Contrôler la situation
L'avancement par phase et la ventilation par réseau sont vérifiés au centime avant de télécharger la liasse.
Lister les relances
Pièces attendues, procès-verbaux manquants, factures ouvertes : une file par opération et par entreprise, avec le brouillon de relance prêt à copier.
Tenir le journal
Chaque changement est écrit une fois pour toutes, avec l'avant, l'après et son auteur. Les mentions dans les commentaires préviennent la personne concernée.
Repris des classeurs, pas réinventé
Le modèle de données est celui des classeurs : les mêmes colonnes, les mêmes codes d'affaire, les mêmes noms d'étapes. L'équipe a retrouvé ses repères le premier jour, avec en plus ce que le tableur ne savait pas faire : l'historique, les droits, les relances, les documents.
Le carnet de contacts est partagé avec deux entreprises partenaires qui utilisent des outils construits sur le même modèle. Une fiche modifiée chez l'une est à jour chez les autres.
Les images montrent le logiciel en service. Les noms des personnes et les montants ont été modifiés.
Un doute sur ce qui est automatisable ou outillable ? On regarde ce qui est faisable, gratuitement.
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