Produit maison

Inbox Agent : une boîte mail qui prépare les réponses, l'équipe qui les envoie

Chaque email entrant est classé et reçoit ses brouillons : la réponse au client depuis la base de l'entreprise, un devis chiffré depuis sa grille, ou les demandes aux sous-traitants. L'équipe relit et envoie.

Tri des emails
Brouillons de réponse
Devis joints
Base de connaissances
Règles et scénarios
Hébergé en Europe

Besoin: Ne plus passer ses journées à trier, recopier et relancer : la même demande arrive vingt fois par semaine.
Solution: Un logiciel branché sur les boîtes mail qui classe, relève les informations utiles et prépare les brouillons.
Usage: Un compte par entreprise, réglé sur son métier : vocabulaire, types d'emails, partenaires, modèles de documents.

Tableau de bord

Chaque email trié
Demande de devis, commande, plan à valider, question, réclamation : chaque message reçoit son étiquette, avec un niveau de confiance.
Les brouillons prêts
La réponse depuis la base, le devis chiffré depuis la grille, ou une demande de prix à chaque sous-traitant, déjà remplie.
Rien ne part seul
Le système prépare, l'équipe relit et envoie. Dans le doute, il ne fait rien et le signale.

Le besoin de départ

Dans une petite entreprise, une bonne part de la journée passe dans la boîte mail. Une menuiserie, par exemple, reçoit des demandes de devis pour un parquet ou un escalier, des questions sur les délais et les essences de bois, des plans à faire valider, des factures de fournisseurs. Pour chaque commande de vitrages, quelqu'un relit l'email de l'atelier, recopie les dimensions et écrit à chaque vitrier.

On a construit Inbox Agent pour prendre cette part du travail sans enlever la main à l'équipe. Tout ce qui change d'un métier à l'autre se règle dans l'outil, sans toucher au code. Les images de cette page montrent un compte réglé pour une menuiserie.

Le produit en cinq écrans

Un email de demande de prix pour un parquet : classement, champs extraits, brouillon de réponse et devis Word joint. — La demande, le brouillon et le devis joint, sur un seul écran.

Un devis prêt à envoyer

Un particulier demande le prix d'un parquet en châtaignier pour 18 m². Le système reconnaît un devis simple, relève l'essence et la surface, chiffre depuis la grille tarifaire et joint le devis au format de l'entreprise. Il reste à relire et envoyer.

Un email de l'atelier pour six vitrages : champs extraits et deux brouillons de demande vers les vitriers. — Une commande de vitrages, deux demandes prêtes.

Les demandes aux sous-traitants

L'atelier transmet une commande de vitrages. Les dimensions, la quantité et la date de livraison sont relevées, et une demande de prix et de délai est préparée pour chaque vitrier ouvert ce jour-là.

File des suggestions à valider : une mise à jour des conditions de paiement avec l'avant, l'après et sa source. — Chaque suggestion montre d'où elle vient.

La file à valider

Le système apprend des réponses que l'équipe envoie et des documents mis à jour. Il en tire des propositions, chacune avec ses preuves, et signale les contradictions. Rien n'entre dans la base sans validation.

Liste des scénarios par étiquette et détail du scénario « Demande de devis », testé sur un email d'exemple. — Un scénario par type d'email, réglable sans développeur.

Les scénarios

Pour chaque étiquette, un scénario dit ce qui est préparé : une fiche de chiffrage, un accusé de réception, une demande aux sous-traitants, une réponse depuis la base, ou rien pour une réclamation. On le teste sur un email d'exemple avant de l'activer.

Écran des règles de classement : trois propositions tirées des corrections de l'équipe, puis les règles fixes actives. — Des règles proposées à partir des corrections de l'équipe.

Les règles de classement

Quand l'équipe corrige une étiquette, le système propose une règle pour ne plus refaire l'erreur : tel expéditeur, telle consigne. Les règles fixes passent avant l'IA, et chacune s'active d'un clic.

Ce que fait l'IA, et ce qu'elle ne fait pas

L'IA lit, classe et rédige. Les garde-fous, eux, sont écrits en dur : l'équipe garde la main sur tout ce qui sort.

Classer
Chaque email reçoit une étiquette et un niveau de confiance. En dessous du seuil : « À vérifier », et aucun brouillon.
Extraire
Ouvrage, essence, surface, dimensions, délais : les champs utiles sont relevés et récapitulés dans la conversation.
Répondre depuis la base
La réponse ne s'appuie que sur les fiches et la FAQ de l'entreprise. Sans source, le système dit qu'il ne sait pas et note le manque.
Apprendre des envois
Les réponses envoyées par l'équipe deviennent des suggestions pour la base, à valider.
Joindre les devis
Un devis au format de l'entreprise, rempli depuis sa grille tarifaire. Les prix ne passent jamais par l'IA.
Protéger les données
Les coordonnées des clients sont anonymisées avant stockage, et l'hébergement reste en Europe.

Un produit, pas un projet par client

Une seule base de code pour toutes les entreprises : les étiquettes, les scénarios, les sous-traitants, les modèles de documents, le vocabulaire et même les couleurs se règlent dans l'outil. Chaque entreprise a son instance, avec sa base de données.

Un pack de démarrage par métier pose les premiers réglages, puis l'outil s'affine avec les corrections de l'équipe.