Bureau d'études réseaux

Un espace projets pour un bureau d'études de trente personnes

Une affaire arrive, elle est affectée, étudiée, rendue, facturée. À chaque étape, le dashboard sait où elle en est, qui s'en occupe et ce qu'elle rapporte.

Suivi des affaires
Affectation par agence
Planning MOE
Facturation
Frigo et primes
Indicateurs
Cartes Enedis et cadastre
Congés

Besoin: Suivre plusieurs milliers de dossiers par an, répartis entre cinq agences et une trentaine de collaborateurs, sans perdre une facture ni un délai.
Solution: Un logiciel interne qui porte tout le cycle d'une affaire, du dossier reçu au paiement, et qui en tire les chiffres de pilotage.
Usage: Utilisé chaque jour par toute l'équipe, en agence et en télétravail, et branché sur le Drive et la messagerie de l'entreprise.

Indicateurs

Une affaire, un fil
Dossier, prestations, devis, facture, commentaires et historique : tout ce qui concerne une affaire est au même endroit.
Des chiffres sans ressaisie
Facturation du mois, délais, part variable de chacun : les indicateurs se calculent depuis les affaires, pas depuis un tableur à côté.
Chacun voit ce qui le concerne
Le collaborateur a ses dossiers et son frigo, le responsable d'agence ses prestations à affecter, la direction l'ensemble.

Le besoin de départ

Mestria Ingénierie étudie des raccordements et des extensions de réseaux pour Enedis, GRDF, des mairies et des entreprises, en Île-de-France, dans les Hauts-de-France, en Normandie et dans le Grand Est. Plusieurs milliers de dossiers arrivent chaque année, chacun avec son numéro de commande, son délai et sa facturation propre.

La rémunération des collaborateurs comprend une part variable, calculée sur ce qu'ils facturent. Il fallait donc un outil qui suive chaque affaire au centime et qui soit assez fiable pour servir de base à une paie.

Le logiciel en quatre écrans

La file des prestations à affecter, un onglet par agence, avec le type, la ville, les dates et le chargé d'affaires client de chaque dossier. — La file d'affectation, par agence et par type de prestation.

Les prestations à affecter

Les dossiers reçus arrivent dans une file par agence : études Île-de-France, Hauts-de-France, Normandie, maîtrise d'œuvre. Le responsable voit le type de prestation, le délai de rendu et le chargé d'affaires côté client, et attribue chaque dossier à un collaborateur.

L'onglet Réseau électrique d'une affaire : la carte autour de l'adresse avec les postes de distribution, et les chiffres du réseau du département. — Le réseau électrique autour de l'affaire, depuis les données ouvertes d'Enedis.

La fiche affaire et ses cartes

Chaque affaire est géolocalisée. Sa fiche affiche le réseau électrique public autour de l'adresse, le cadastre avec la parcelle concernée, les affaires voisines déjà traitées et les copropriétés à proximité. Ce que le chargé d'études allait chercher sur trois sites est sur un onglet.

Le planning : une frise par chargé d'affaires, avec les périodes de terrassement en orange et de raccordement en bleu sur les mois à venir. — Terrassement et raccordement, affaire par affaire, sur les mois à venir.

Le planning de maîtrise d'œuvre

Pour les affaires de maîtrise d'œuvre, les dates de terrassement et de raccordement se lisent sur une frise par chargé d'affaires. Les affaires non planifiées sont listées à côté, pour qu'aucune ne reste sans dates.

La vue Régularité du frigo : pour chaque collaborateur, les montants envoyés chaque mois sur un an, avec les mois sans envoi et l'écart de prime. — La régularité des envois, et l'écart de prime que crée un mois sauté.

Le frigo

Le frigo, c'est le nom que l'entreprise donne à la part variable. Chaque prestation facturée l'alimente, chacun choisit chaque mois ce qu'il en sort, et la direction voit qui a envoyé le sien et ce que cela change à la prime.

Ce que l'outil fait tout seul

Une bonne part du logiciel ne se voit pas : ce sont les règles qui tournent derrière chaque écran et les liaisons avec les outils déjà en place.

Créer le dossier Drive
Chaque nouvelle affaire reçoit son dossier sur le Google Drive de l'entreprise, nommé selon la convention maison.
Calculer le frigo
La part variable se calcule au centime depuis les factures, avec les règles de l'entreprise : objectif, coefficient de marché, pôle ou individuel.
Relancer à temps
Une veille quotidienne signale les dossiers en retard et les rappels oubliés. À sa mise en place, elle en a retrouvé plus de mille.
Consulter les sources publiques
Réseau Enedis, cadastre, géorisques : les données ouvertes sont lues à la volée depuis l'adresse de l'affaire.
Tenir le journal
Chaque modification est tracée, avec son auteur et la valeur d'avant, pour les affaires comme pour les montants.
Partager les contacts
Le carnet d'adresses se synchronise avec ceux de deux entreprises partenaires, chacune gardant la main sur ses fiches.

Un logiciel qui a grandi avec l'entreprise

Le logiciel existe depuis plusieurs années et s'est enrichi au fil des besoins : la maîtrise d'œuvre, le planning, les cartes, les congés, le frigo. Chaque ajout s'est fait sans migration ni rupture pour l'équipe, qui a continué à travailler dedans.

Il est aussi ouvert aux agents IA de l'entreprise, qui peuvent y lire et y écrire avec les mêmes droits qu'un utilisateur. C'est ce qui permet, par exemple, de demander un récapitulatif des affaires d'un client sans ouvrir le dashboard.